实施电算化是一个重大而艰巨的课题。这不仅因为财务是一个单位业务运作的核心
,主宰着企业的主要业务,而且还因为它能准确反映企业的管理水平和精神面貌,是企业是
否有活力、有发展前途的试金石。
要得到一件衣服,通常不外乎有两个方法:要么量体裁衣自己做,要么到市场上按自己
的意愿去买。实施财务电算化也是如此:如果有条件,最好是自己动手开发一套财务软件
,否则就只有到市场上去买了。这意味着用户要苦苦追寻符合其管理水平、人员素质和企
业硬件环境的软件包及服务支持。
市场上近年来出现了许多基于Windows的财务软件,它们大多适用于中小型单位。其
价格便宜,配置和运行也相对容易,功能也基本满足要求。比较难选择的是一些大型单位
和采用大型机的企业,他们的管理复杂,通常存在平台和其他系统的接口等问题。他们对
财务软件的要求很高:既要软件功能全面(除通常的帐务、报表、工资、固定资产等模块
以外,还要有预算和管理会计、成本分析等模块)、性能优异,又要使用方便、服务良好及
时,还要求软件有良好的扩充性和可移植性等。如果再加上对实施期限的要求,语言版本
、价格和运行平台的要求,就更使得软件的选择是一件非常头疼的事情。
认清环境 明确需求
选择任何软件,首先要练好内功,这是不言而喻的。要确定自己的环境和需求,包括自
己所需的各项运行环境指标、与其他平台和应用系统的接口、本单位的业务特点和数据
量以及通信条件和网络连接等等。
大体上讲,企业的计算环境可分为两类:集中式和分布式。如果企业的计算环境是集
中式,即已购买了大型机,那么这些巨额投资应当得到保护和充分利用。在这种情况下,要
考虑的问题比较多,除了系统集成以外,还有移植问题。一般大型机上的财务软件比较少
,而且价格不菲,因此,购买的软件要具有较好的可移植性。选择的标准应当是争取不改变
前端设计,把大型机作为服务器用。如果企业的计算环境是分布式的,则问题相对简单一
些,即使财务软件的数据库服务器不同于企业已经选用的服务器,也不存在太大的互联困
难,这时要主要考虑系统的集成问题。
此外,在选择财务软件时,对于本单位的需求要一清二楚,对企业的管理思想和各项流
程及规则要形成书面资料。古人云:"知己知彼,百战不殆",对自己的需求不了解透彻是注
定要失败的。这些需求有很多内容,包括企业各项业务处理流程、运行系统的硬软件环境
、相应的组织机构等。例如,有多少人使用系统、需要多少台终端、安全措施是否有效、
传输速率如何,以及全系统有多大数据量等等。
用科学方法进行评估
目前大量的国外软件供应商正在激烈争夺中国软件市场,再加上国内各软件公司开发
的产品,使我们有较大的选择余地,从而利用竞争可以争取最佳的实施效益。
对各个不同软件产品进行比较是一项艰难的任务,因为每一个软件产品都蕴含着丰富
的内容,都是高新科技与智慧的结晶,具有相同或相似的功能和各自的特点;而各个产品的
性能、功能、运行平台、支持方式、实施方法、产品语言和产地又千差万别,没有艰苦细
致的鉴别工作是不可能作出正确判断的。
不过从经验中我们可以得出一些基本的选择原则:
·先从国内外市场摸底,找到所有适合本单位环境和需求的软件供应商,从中选出几
家作重点考察。
·请他们介绍自己的产品,比较其产品和实施的投标方案,研究其报价,包括硬软件价
格、实施价格和培训服务价格。
·对两三家供应商作重点评审,分别调查用户使用情况和反映,进行各项指标的认真
比较。
·确定一家供应商并与之谈判,最后确定所有的合同细则(包括实施细则、培训、保
用、付款及税等细则),并签订合同。
当同一软件的两个甚至多个条件无法同时满足需求时,我们就需要采用一定的方法,
对它作出正确评价。这种方法我们暂且称之为"多元坐标法"。即把我们认为最重要的若
干个元素画成相应的坐标线,并对不同元素加上权值,使之可以更准确地反映各元素在软
件选择中的重要性。如我们可将"质量"权值定为30、"价格"定为40、"期限"定为40、"平
台"定为40、"服务"定为20、"补充开发"定为30,这样,总权值是200。比较不同软件的权
值之和就可评出优劣结果。
选择软件要注意的几个问题
首先是平台的选择,应该尽可能与企业现有平台一致,以减轻系统运行管理和维护的
困难。平台的开放性要比较好,便于与其他系统的集成。小型机和服务器平台要考虑与其
他系统的数据交换问题。
其次,必须对软件实施人员有明确而具体的要求。对他们的工作要有审核表和资料说
明。
第三,商务谈判要处理好税的问题。合同中的价格要标明是否含税价,这一点不能含
混,否则会影响双方的合作。
第四,要求供应商提供至少两套完整技术资料,并及时作出详细的培训计划和验收计
划。
第五,要每月召开高层领导的跟踪会,以确保实施过程中的各项问题都得到解决。对
未解决的问题要求在某一期限内给予答复。
第六,用户(包括计算机技术人员和最终用户)按照实施进度计划进行验审和付款。
总之,用户对软件最有发言权,如同评价鞋子的好坏,穿鞋的人心里最清楚舒服不舒服
。所以,已有的邻近用户是评价软件最可靠的证人。